Datenschutzerklärung
Informationspflicht
gemäß Art. 13 EU DSGVO
(Direkterhebung) bzw.
gemäß Artikel 14 EU DSGVO (Dritterhebung)
Hiermit informieren
wir Sie, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten verfahren, die wir im Rahmen
des Vertragsverhältnisses erheben und speichern. Personenbezogene Daten sind
Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen und zu Ihrer Identifizierung
führen können:
Verantwortlich: Fa. Katrin Schmalfuß Immobilien
v. d. Katrin Schmalfuß, Telefon: 033056 –
994399, E-Mail: office@schmalfuss-immobilien.de
geschäftsansässig Hattwichstraße 83, 16548
Glienicke/Nordbahn
Quelle der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten
personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zur
Durchführung, Verwaltung und Abwicklung der Mietverhältnisse bzw. zur
Verwaltung Ihre Sondereigentums von Ihnen erhalten haben. Des Weiteren
verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Dienstleistung
(insbesondere Verwaltung der Immobilie für Dritte) erforderlich sein –
personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen
zulässigerweise gewinnen oder die wir von für Sie zuständigen Partnern oder
sonstigen Dritten (z. B. Schufa, Eigentümer, Hausverwaltung) erhalten haben
und/oder zukünftig erhalten erden oder aufgrund einer von Ihnen erteilten
Genehmigung.
Zum anderen
verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen
Quellen (z. B. Grundbüchern, Schuldnerverzeichnisse, Handelsregister, Presse,
Internet, Medien) zulässigerweise
gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Kategorien
personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
Folgende personenbezogene Daten werden
erhoben und verarbeitet: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort),
Kommunikationsdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung,
Informationen über Ihre Bonität im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrages
sowie Vertragsdaten wie Nutzungszeitraum, Lage der Wohnung, Rolle der
betroffenen Person, Vertragsnummer, Zahlungsdaten, Daten zu Mieterkontakten und
Vorgangsbearbeitung sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare
Daten.
Zweck für die Verarbeitung der
personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre
personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen
Datenschutzanforderungen zweckbezogen zur Erfüllung unseres Vermietungs- und
Verwaltungsauftrages sowie für unsere Leistungen im Zusammenhang mit einem Verkauf
der Immobilie und damit unmittelbar in Zusammenhang stehender Nebentätigkeiten.
Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden
Bedingungen erfüllt ist:
a) Einwilligung (Art.
6, Abs. 1 a DS-GVO)
Die Rechtmäßigkeit für
die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung
für festgelegte Zwecke gegeben (z. B. Bankdaten zu Lastschrifteinzug für Miete
und Nebenkosten). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von
Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem
25.05.2018, uns gegenüber erteilt wurden.
b) zur Erfüllung von
vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art.
6, Abs. 1 b DG-GVO)
Die Verarbeitung
personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung des zwischen Ihnen und Ihrem
Vermieter geschlossenem Mietvertrag bzw. im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen
(z. B. Selbstauskunft, Schufa).
c) Aufgrund
gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse
(Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)
Wir unterliegen
unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen nach Mietrecht, WEG-Recht sowie
handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
d) im Rahmen der
Interessenabwägung (Art. 6, Abs. 1 f DS-GVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten
wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:
· Verarbeitung
zur Erfüllung unseres Vermietungs- und/oder Verwaltungsauftrages und damit im
Zusammenhang aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Immobilien stehenden
Nebentätigkeiten (Z. B. Beauftragung von
Instandsetzungs-/Instandhaltungsleistungen, Erfüllung von Verträgen, z. B.
Meldung von Nutzerwechseln und Daten im Rahmen der Betriebs- und
Jahresabrechnung)
· Der
Zweck der Datenverarbeitung ergibt sich in erster Linie aus dem konkreten
Produkt (z B. Miet- oder Eigentumswohnung).
· Wir
haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere vertraglichen Pflichten aus
unseren Vermietungs- und/oder Verwaltungsaufträgen zu erfüllen.
· Abfrage
und Datenaustausch mit der Schufa zur Ermittlung von Bonitäts- bzw.
Ausfallrisiken, da wir und die Vermieter ein berechtigtes Interesse daran
haben, Bonitäts- und Ausfallrisiken zu vermeiden.
· Geltendmachung
rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten, da wir ein
berechtigtes Interesse daran haben, unsere Rechte zu wahren.
· Gewährleistung
der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, da wir ein berechtigtes Interesse daran
haben, die Sicherheit unserer Systeme und Daten zu gewährleisten
· Verhinderung
und Aufklärung von Straftaten
· Wahrnehmung
des Hausrechts, da wir, die Vermieter und Bewohner ein berechtigtes Interesse
daran haben, dass der Hausfrieden gewahrt wird.
Kategorien von
Empfängern der personenbezogenen Daten:
Innerhalb unseres
Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung
unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Einzelne
Serviceleistungen werden jedoch von sorgfältig ausgewählten und
datenschutzkonform beauftragten Dienstleistern und Auftragsverarbeitern (Art.
28 DS-GVO) ausgeführt, die ihren Sitz in der EU haben. Dies sind Unternehmen in
den Kategorien IT, Zahlungsverkehr, Druck- und Zustellungen, Messdienst,
Abrechnung, Wartung/Instandhaltung, Rechtsanwälte, Inkasso sowie Vermietung
und/oder Verkauf/Vertrieb von Immobilien. Ebenso werden zur Wahrnehmung der
Eigentümer-/Auftraggeberinteressen und der Erfüllung unserer vertraglichen
Verpflichtungen Daten an den Auftraggeber, deren beauftragte Vertreter wie z.
B. Vermögensverwalter, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Wertgutachter oder
Kaufinteressenten übermittelt.
Im Hinblick auf die
Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur
weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, sie eingewilligt
haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben,
können Empfänger personenbezogener Daten sein:
· Öffentliche
Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei
Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
· Andere
Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der
Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln
(Bürgschaftsgeber, Auskunfteien, Abrechnungsdienste)
Übermittlung
personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:
Eine aktive
Übermittlung von personenbezogenen Daten an Stellen in Staaten außerhalb der
Europäischen Union oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
Wie lange werden die
Daten gespeichert?
Die Kriterien zur
Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach dem Ende des Zweckes
und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Wir verarbeiten und
speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer
vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Zu beachten ist,
dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre
angelegt ist.
Darüber hinaus
unterliegen wir bzw. Ihr Vermieter verschiedenen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Mietrecht, dem
WEG-Recht, dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabeordnung (AO) ergeben. Die
angegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können unter bestimmten
Umständen bis zum 30 Jahre betragen.
Datenschutzrechte
Jede/r Betroffene/r
hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach
Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch
aus Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.
Beim Auskunftsrecht
und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Sie
haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an unsere Firma oder an eine
Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG) zu wenden.
Eine erteilte
Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit
mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen.
Verpflichtung zur
Bereitstellung von Daten und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von
Daten:
Im Rahmen unserer
Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten
bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des
Vertrages erforderlich sind, oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet
sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder
die Ausführung eines Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag
nicht mehr durchführen können und ggfs. beenden müssen.
Bestehen einer
automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Zur Begründung und Durchführung der
Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte
Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in
Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie darüber gesondert informieren, sofern
dies gesetzlich vorgegeben ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem
Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
Glienicke, 30.08.2023
gez.
Katrin Schmalfuß Immobilien
Hinweis: Aus Gründen verbesserter Lesbarkeit
wurde in der Regel die männliche Schreibweise verwendet. Wir weisen an dieser
Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sowohl die männliche als auch die
weibliche Schreibweise gemeint sind.