Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mietern und Vermietern ist die Nebenkostenabrechnung. Doch was steckt eigentlich hinter dem Begriff Nebenkosten und was hinter Betriebskosten? Und welche Nebenkosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen und auf den Mieter umgelegt werden?
Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie entstehen – also beispielsweise Instandhaltungs- und Wartungskosten, Kosten für die Verwaltung, Steuern, Versicherungen etc. Einen bestimmten Teil dieser Nebenkosten darf ein Vermieter auf den Mieter umlegen – jedoch nicht alle. Den umlegbaren Teil nennt man Betriebskosten – auch wenn umgangssprachlich meist auch hier von Nebenkosten die Rede ist. Formal richtig ist daher der Begriff Betriebskostenabrechnung, nicht Nebenkostenabrechnung.
Wichtig ist zunächst zu wissen, dass überhaupt nur dann Nebenkosten gezahlt werden müssen, wenn dies schriftlich – im Mietvertrag – vereinbart wurde. Hier hat der Vermieter verschiedene Möglichkeiten. Er kann mit dem Mieter eine Betriebskostenpauschale vereinbaren. Dann wird monatlich ein pauschaler Betrag für die Nebenkosten gezahlt, eine Abrechnung erfolgt nicht. Das bedeutet: Liegen die eigentlichen Betriebskosten höher als die Pauschale, die der Mieter zahlt, legt der Vermieter drauf. Eine Nachzahlung gibt es nicht. Umgekehrt kann dies aber auch bedeuten, dass der Mieter mehr zahlt. Denn liegen die Kosten tatsächlich niedriger als die Pauschale, bekommt er auch keine Rückzahlung.
Die andere – und häufiger angewandte – Möglichkeit ist es, eine Nebenkostenvorauszahlung zu vereinbaren. In diesen Fall zahlen Mieter eine monatliche Vorauszahlung. Der Vermieter muss seinen Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Darin sind die tatsächlichen Nebenkosten genau aufgelistet und die Mieter werden entweder dazu aufgefordert eine Nebenkostennachzahlung zu leisten oder erhalten zu viel gezahlte Nebenkosten zurück.
Auch bei der Frage, welchen Nebenkosten vom Mieter getragen werden müssen, kommt es auf die Formulierung im Mietvertrag an. Und auch hier sind die richtigen Begrifflichkeiten von Bedeutung. Denn: Mieter müssen nur die Kosten bezahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Dazu muss der Vermieter jedoch nicht alle Nebenkosten einzeln auflisten. Es reicht aus, wenn im Mietvertrag von der Umlage von „Betriebskosten“ die Rede ist. Dann kann der Vermieter alle Nebenkosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet sind, auf den Mieter umlegen. Das sind:
Unter letzterem Punkt können Vermieter weitere Betriebskosten abrechnen – jedoch nur solche, die laufende Kosten sind. Und: Anders als die in der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Betriebskosten müssen diese Nebenkosten im Mietvertrag genau genannt und aufgelistet sein. Beispiel könnten hier etwa die Kosten für die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern oder für den Betrieb einer Sauna oder eines Schwimmbads sein.
Gut zu wissen: Mit der Formulierung im Mietvertrag, dass „Betriebskosten“ auf den Mieter umgelegt werden, sichern sich Vermieter auch für die Zukunft ab. Gibt es zu Beginn des Mietverhältnisses beispielsweise keinen Hausmeister, später wird jedoch einer eingestellt, können die Kosten für diesen dennoch auf die Mieter verteilt werden. Denn der Hausmeister ist in der Betriebskostenverordnung als umlegbare Nebenkosten gelistet.
Als Betriebskosten auf seinen Mieter umlegen darf ein Vermieter nur Nebenkosten die regelmäßig anfallen. Das bedeutet beispielsweise, dass Kosten für die jährliche Wartung einer Heizungsanlage von den Mietern übernommen werden müssen. Kosten für Reparaturen an derselben Heizung jedoch nicht. Instandhaltung und Instandsetzungskosten muss also der Vermieter tragen. Gleiches gilt für Verwaltungskosten. Auch diese können nicht umgelegt werden.
Bei der Berechnung der Nebenkosten stellt sich auch die Frage, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mietwohnungen verteilt werden. Auch hier bestehen verschiedene Möglichkeiten. Der Vermieter kann die Gesamtkosten gemäß der Wohnfläche, der Personenzahl die im Haushalt leben, dem Verbrauch oder dem Anteil an den Gesamtwohneinheiten verteilen. Oder er kann eine Kombination aus verschiedenen Verteilschlüsseln anwenden. Steht hierzu nichts im Mietvertrag wird nach Wohnfläche aufgeteilt. Eine Ausnahme sind die Heizkosten. Sie dürfen nicht pauschal abgerechnet werden, sondern müssen zu mindestens 50 und zu höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden.